Dokumentová řešení
Trávíte čas na manuálním přepisováním dat z příchozích faktur nebo dodacích listů a stále schvalujete dokumenty klasickým manuálním způsobem z ruky do ruky, kdy papír obíhá kanceláře s někdy se i ztratí nebo nevíte kde je?
Pokud chcete tyto procesy zjednodušit a mít pevně pod kontrolou tok dokumentů ve Vaši společnosti, tak pro Vás máme moderní nástroje a služby, které Vám díky automatizaci a digitalizaci ušetří čas a sníží provozní náklady.
Digitalizační centrum
Provozujeme moderní digitalizační centrum, kde provádíme profesionální digitalizaci dokumentů, vytěžování dat a jejich validaci, pomocí kterého Vám plně outsourcujeme zpracování dokumentů ve Vaší společnosti.
Díky manuální validaci Vám můžeme garantovat 99,5% správnost vytěžených dat, které odešleme do Vašeho informačního systému nebo systému pro řízení oběhu dokumentů (DMS)
Naše pracoviště splňuje přísné standardy systému managementu bezpečnosti informací dle normy ISO/IEC 27001.
Bezpapírová kancelář
Digitální dokumenty se strojově čitelnou datovou vrstvou jsou nevyhnutelným krokem k cestě k moderní a efektivní kanceláři. Naše vlastní specializované centrum pro digitalizaci a vytěžování dokumentů je připraveno zpracovat vaše tištěné a digitální dokumenty v plném rozsahu. Z tištěných dokumentů odstraníme případný spojovací materiál, logicky je roztřídíme, naskenujeme a pak dohromady s digitálními z nich vytěžíme vámi požadované indexy. Vytěžená data pak validujeme v našem vysokokapacitním validačním centru.
Příchozí dokumenty
- Příjem a zpracování papírových a digitálních dokumentů
- Digitalizace papírových dokumentů
- Vytěžení požadovaných dat z dokumentů
- Manuální validace vytěžených dat
- Export vytěžených dat do ERP / DMS systému
- Uložení papírových dokumentů do archivu k dlouhodobé archivaci
- Uložení digitálních dokumentů do digitálního archivu
Zpracování odchozí pošty
- Příjem podkladů v digitální podobě
- Hromadná pošta / obchodních psaní / billing
- Tisk a obálkování
- Odeslání odchozí pošty
- Evidence a reporting
Digitální archiv
- Převzetí fyzického archivu
- Příprava dokumentů k digitalizaci
- Digitalizace papírových dokumentů
- Export digitalizovaných dokumentů do digitálního archivu
- Uložení papírových dokumentů do archivu k dlouhodobé archivaci
Další doplňkové služby dokumentových řešení
- Analýzy a konzultace v oblasti dokumentových řešení
- Provoz podatelen a reprografických pracovišť
- Archivace a skartace
Bezpapírový oběh a schvalování dokumentů (DMS)
Zavedením systému pro řízení oběhu dokumentů nebo také document management systému (DMS) získáte efektivní nástroj pro kontrolu nad tokem dokumentů ve Vaši společnosti. Nebudete muset řešit problémy se “zacyklením” nebo dokonce ztrátou dokumentu v rámci jeho schvalování.
U každého dokumentu ve schvalovacím procesu máte okamžitý přehled, v jakém stavu se nachází; kde se zabrzdil, zda je již schválen nebo ne.
Například u faktur lze v DMS automaticky vytěžit data z faktury místo jejich manuálního přepisu a v následujících krocích schvalování rozúčtovat náklady na střediska, párovat s dodacími listy nebo využít další formy automatizace. V samotném závěru jsou účetních data importována do Vašeho informačního systému.
- Implementace software pro řízení oběhu dokumentů (DMS)
- Cloudové nebo on-premise řešení
- Plná integrace DMS na naše digitalizační centrum
- Digitální schvalování a oběh dokumentů ve společnosti
- Digitální archiv dokumentů