Digitalizace a automatizace procesů

Automatizace procesů

Dokumentová řešení

Dokumentová řešení (z anglického document management system, DMS) šetří váš čas i peníze. Automatizované administrativní procesy přináší vyšší efektivitu a prokazatelně snižují provozní náklady. Disponujeme řadou nástrojů, díky kterým umíme kancelářskou rutinu digitalizovat a zcela automatizovat.

Nezáleží na tom, jestli máte dokumenty v tištěné nebo už v digitální podobě. Anebo v obou verzích. Naše technologie umožňují synchronizaci všech typů dokumentů do jednoho DMS systému. Dokumentová řešení vždy modelujeme na míru, podle toho, co ve vaší společnosti potřebujete.

Hlavní výhody a přínosy DMS

Automatizace jednotlivých procesů v DMS má v celkové pohledu mnoho výhod a přínosů mezi něž patří například tyto z nich

• Digitální oběh a schvalování dokumentů
• Mobilní schvalování a zastupitelnost
• Okamžitý přehled nad schvalovacím workflow
• Všechny dokumenty máte na jednom místě
• Bezpečnost nakládání s dokumenty
• Auditované všechny kroky
• Snížené generování zbytečný papírů - Bezpapírová kancelář
• Zvýšení efektivity

Nejčastěji automatizujeme tyto firemní procesy

Nákupní objednávky Přijaté objednávky Pokladní doklady Evidence smluv Elektronický podpis

Přijatá pošta a datové schránky Správa majetku Směrnice a firemní dokumenty Správa úkolů Důvěryhodný archiv

DMS zajistí plynulý tok vašich dokumentů

Mnohé obchodní, účetní nebo HR procesy spojuje jeden společný jmenovatel: vyžadují spoustu rutinních činností, které se den co den opakují. Manuální přepisování faktur, nekonečné schvalování dokumentů, s kterými pověřená osoba obíhá firmu, rozsáhlá účetní agenda a další papírování.

Pokud se rozhodnete zavést do firmy DMS, získá oběh vašich dokumentů zcela nový řád. Vždy budete jasně vědět, v jakém stavu se schvalovaný dokument nachází, a zcela zamezíte tomu, aby se vám nějaký dokument ztratil.

Zajistíme implementaci softwaru pro DMS do vašeho systému. Můžete si zvolit mezi řešením v cloudu nebo on-premise. Pokud zároveň potřebujete správu nebo digitalizaci papírových dokumentů, integrujeme DMS na naše digitalizační centrum.

V oblasti dokumentových řešení poskytujeme také odborné konzultace a můžeme provést také analýzu současného stavu nakládání s dokumenty u vás ve firmě.

Digitalizace dokumentů a vytěžování dat s AI

Digitalizace dokumentů

Digitální dokumenty postupně nahrazují dokumenty tištěné. Digitalizace dokumentů neznamená jen vyměnit tištěné dokumenty za digitální, ale především provést ve firmě změnu souvisejících procesů, nastavit automatizované workflow a naučit vaše zaměstnance v novém systému pracovat.

Na takovou změnu je potřeba mít spolehlivého partnera. S digitalizací dokumentů, nebo s implementací nástroje pro řízení toku dokumentů (DMS) ve firmě, vám můžeme pomoci, ať už chcete být zcela digitální, nebo kombinovat možnosti digitálních technologií s tiskem.

Služby digitalizačního centra

Pokud chcete převádět data z analogu do digitálu (tj. z papírové podoby do digitální) nestačí jen dokumenty naskenovat a uložit do cloudu nebo na disk. Tedy alespoň v případě, kdy potřebujete zachovat právní legitimitu dokumentů, například u uzavřených obchodních nebo personálních smluv. Proto při digitizaci tištěných dokumentů kombinujeme pokročilé digitální technologie s manuální validací.

Abychom pokryli škálu procesů, které souvisí s převodem tištěných dokumentů do digitální podoby, provozujeme digitalizační centrum, které patří mezi největší pracoviště svého druhu v Evropě.

Pracujeme nejen s dokumenty, které digitalizujeme z tištěné podoby, ale také s dokumenty, které primárně existují jen v digitální podobě. Umíme zpracovat obojí.

Kompletní správa a vytěžování vašich dokumentů

Pokud svěříte vaše dokumenty do našich rukou, zpracujeme je tak, aby všechny kroky odpovídaly aktuálním legislativním požadavkům. Přehledně a s ohledem na to, aby tok dokumentů ve vaší společnosti probíhal plynule.

Provozujeme 2 pobočky digitalizačního centra, které vaší firmě umožní kompletně outsourcovat zpracování dokumentů. Dokážeme odbavit i velké množství dokumentů v krátkém čase, a to díky vysokým kapacitám v našem validačním centru.

Jak probíhá zpracování a digitalizace vašich tištěných dokumentů?

• Připravíme dokumenty k digitizaci: odstraníme spojovací materiál a logicky je roztřídíme.
• Naskenujeme je a převedeme do digitální podoby.
• Zajistíme vytěžení vybraných dat.
• Provedeme manuální validaci dat.
• Digitalizovaná data exportujeme do vašeho ERP nebo DMS.
• Založíme dokumenty do klasického nebo digitálního archivu.
• Zajistíme dlouhodobou archivaci v obou typech archivu.

Díky manuální validaci dat vám můžeme garantovat až 99,5 % správnost vytěžených dat. Obě naše pracoviště splňují přísné standardy systému managementu bezpečnosti informací dle normy ISO/IEC 27001.

Zpracování Vaší odchozí pošty

Potřebujete rozesílat větší množství tištěných dokumentů a vaše interní kapacity na to nestačí? Rádi za vás tuto práci převezmeme. Vy to můžete řešit pohodlně od vašeho stolu. Připravíme pro vás kompletní rozesílku hromadné pošty, obchodních psaní i billingu. Ať už fyzicky, nebo digitálně.

Jak probíhá zpracování Vaší odchozí pošty?

• Přebereme od vás podklady v digitální podobě. Například mailem.
• Připravíme dokumenty k odeslání.
• Zajistíme tisk i obálkování u fyzické rozesílky.
• Odešleme připravenou poštu.
• Provedeme evidenci a pošleme reporting.

Archivace a skartace dokumentů

Pokud se vám na firmě kupí šanony s tištěnými dokumenty nebo se vám v klasickém fyzickém archivu obtížně hledá, není nic jednoduššího než převést váš archiv do digitální podoby.

Postaráme se o váš fyzický i digitální archiv. Zajistíme také skartaci dokumentů, u kterých uplynula povinná lhůta uložení. Tištěné i digitální dokumenty skartujeme dle skartačního protokolu.

Jak probíhá převod papírového archivu do digitální podoby?

• Převezmeme váš fyzický archiv.
• Připravíme dokumenty k digitizaci.
• Po provedené digitizaci dokumenty digitalizujeme.
• Digitalizované dokumenty exportujeme do digitálního archivu.